Assalamuailaikum Warahmatullahi Wabarokatuh

Welcome to my blog

 

Seseorang yang mau berusaha dan mau berbuat baik pasti dirinya akan sukses

 

MICROSOFT ACCESS: PENGGUNAAN MICROSOFT ACCESS SEBAGAI MEDIA PEMBELAJARAN PENGELOLAAN ARSIP DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM OTOMASI PADA MATKUL MANAJEMEN KEARSIPAN

Oleh : Nabilah Zulfa 7101418139

Dosen Pengampu : Agung Kuswantoro, S.Pd., M. Pd

 

Saya disini akan membuat sebuah tulisan yang bertema Media Pembelajaran. Tugas ini merupakan tugas dari mata kuliah Media Pembelejaran Administrasi Perkantoran dengan Pak Agung Kiswantoro sebagai dosen pembimbing. Terimakasih kepada Pak agung yang telah memberikan tugas ini kepada saya, melalui tugas ini saya lebih tau tentang media yang cocok digunakan untuk mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi Perkantoran.

 

Media pembelajaran adalah sebuah alat yang digunakan untuk proses belajar mengajar dimana tujuannya itu untuk membantu siswa dalam menjelaskan materi yang akan disampaikan. Media pembelajaran ini sangat wajib digunakan oleh guru atau dosen untuk mengajar atau menjelaskan ke peserta didiknya. Melalui media pembelajran ini lah proses belajar mengajar berlangsung dengan efektif.

PENDAHULUAN

Untuk media pembelajaran sebenarnya ada banyak macamnya, mulai dari audio, audio visual, media cetak, e-learning, dan masih banyak lagi. Tetapi semua macam bentuk media itu harus digunakan sesuai dengan keadaan dan tempatnya, tidak bisa ditempatkan di sembarang pelajaran. Berarti disini tugas pendidik atau guru lah yang sangat berperan untuk memilih media apa yang cocok digunkan. Sebenarnya untuk media apa yang cocok harus disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan dari peserta didik, jangan sampai peserta didik itu ingin A malah dikasih B. Dalam hal ini yang paling utama adalah pesannya bukan dari media. Media disini adalah sebagai pendukung. Tetapi media juga tidak kalah pentingnya untuk proses belajar mengajar.

Setelah saya membaca buku Media Pembelajaran Administrasi Perkantoran (Kuswantoro, 2020) sebelum memilih media apa yang cocok kita terlebih dahulu membuat yang namanya peta konsep. Peta konsep ini digunakan untuk memudahkan pendidik. Pahami dan pelajari dari setiap karakteristik mata kuliah. Misalnya pada mata kuliah Manajemen Kearsipan. Dalam menentukan medianya tidak bisa satu saja. Penetuan media ini berdasarkan pada setiap materi. Materi yang satu dengan yang lainnya untuk media tidak sama atau berbeda. Begitupun di mata kuliah Manajemen Kearsipan. Di dalam mata kuliah ini ada banyak materi. Materi-materi tersebut antara lain pengertian manajemen kearsipan, tujuan manajemen kearsipan, fungsi-fungsi manajemen kearsipan, pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem otomasi, dan lain sebagainya. Jika sudah menentukan karakteristik dari masing-masing materi yang selanjutnya adalah menentukan medianya.

MEDIA PEMBELAJARAN YANG AKAN SAYA BUAT

Di dalam mata kuliah Manajemen Kerasipan pastinya terdapat banyak materi. Dalam kali ini saya akan menggunakan materi pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem otomasi. Untuk medianya sendiri saya memilih menggunakan Microsoft Access.

Microsoft acces menurut blog.unnes.ac.id adalah program keluaran Microsoft yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data). Di dalam Microsoft Access ini semua bentuk kemudahan ada. Fungsi dari Microsoft Access sendiri adalah untuk pembuatan basis data, untuk membuat aplikasi jumlah peserta, untuk membuat program aplikasi penyimpanan buku perpustakaan, untuk membuat program aplikasi absensi, untuk membuat program aplikasi persediaan barang, dan lain sebagainya.

Dengan menggunakan Microsoft Access ini lah penerapan media bisa untuk diterapkan. Di dalam materi pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem otomatis semuanya berpusat pada teknologi. Pengelolaan arsipnya bukan dilakukan secara manual lagi, tetapi sudah dilakukan dengan menggunakan teknologi atau elektronik. Sekarang ini banyak dari lembaga yang menerapkan teknologi, baik itu lembaga pemerintah maupun bukan. Karena dengan penggunaan teknologi ini dirasa lebih mudah dan menghindari dari yang namanya file atau surat hilang. Pengertian arsip disini bukan hanya surat saja tetapi jenisnya itu banyak bisa dokumen, gambar, video, rekaman suara, dan masih banyak lagi.

Pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem otomasi memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi yang lainnya. Dengan menggunakan teknologi lah pengelompokan atau klasifikasi arsip menjadi lebih kompleks. Untuk saat ini penggunaan teknologi yang sangat mudah untuk diterapkan adalah Microsoft Access. Karena pengarsipan ini membutuhkan banyak penyimpanan dan memori makanya sangat cocok sekali menggunakan Access. Untuk materi kali ini saya bukan ke pengarsipannya tetapi saya akan menekankan ke mahasiswa tentang pembuatan Access. Kalau untuk sekedar menyimpan maka semua mahasiswa bisa, bahkan anak SMK pun bisa. Makanya itu untuk tingkat mahasiswa bukan pengguna lagi melainkan pencipta.

Dalam penggunaan Access ini mahasiswa disuruh membuat aplikasi sederhana yang tujuannya itu untuk memudahkan pekerjaan. Pembuatan aplikasi antara lain untuk perpustakaan, login sebuah aplikasi, untuk aplikasi di desa, penyimpanan dokumen, dan masih banyak lagi. Dalam hal ini untuk pembuatan aplikasi diserahkan ke mahasiswanya, nanti mahasiswa yang akan memilih sendiri untuk apa. Yang penting aplikasinya itu digunakan untuk pengarsipan baik dokumen maupun tidak. Untuk pembuatan aplikasi melalui Access nantinya dilakukan secara individu karena dirasa lebih efektif dan semua mahasiswa dapat paham satu per satu.

MENGAPA MEMILIH MEDIA TERSEBUT?

Terdapat banyak penyebab yang melatarbelakangi saya memilih media Microsoft Access.  Hal-hal yang melatarbelakangi saya memilih menggunakan media tersebut adalah:

1.      Microsoft Access lebih mudah untuk digunakan serta efektif dan efisien

Microsoft access ini lebih mudah digunakan daripada aplikasi lainnya. Hal ini karena istilah-istilah serta tombolnya mudah untuk diingat. Di Youtube atau di google juga banyak cara menggunakannya jadinya yang pertamanya tidak bisa menjadi bisa. Dalam penggunaan Microsoft ini juga penggunaannya efektif dan efisien. Efektif artinya dalam waktunya sedangkan efisien dalam biayanya yang relatif lebih murah.

2.      Untuk anak perkantoran dituntut untuk menjadi pencipta bukan pengguna lagi

Di dalam jurusan perkantoran bukan lagi mahasiswanya dituntut menjadi pengguna melainkan sudah ke tahap pencipta. Untuk pengguna misalnya pada aplikasi lain seorang anak SMK pun bisa menggunakannya tetapi sebagai mahasiswa bukan itu lagi tahapnya, tahapnya sudah ke pencipta. Melalui Microsoft Access ini lah aplikasi dapat dibuat.

3.      Untuk anak perkantoran bukan teori dalam mata kuliahnya melainkan praktek secara langsung

Untuk perkantoran karena kebanyakan berhubungan dengan mesin ketik, laptop, printer makanya bukan lagi menerangkannya itu menggunakan teori melainkan sudah ke parktek. Sebenarnya untuk materi perkantoran yang lain bisa tetapi untuk materi kali ini harus benar-benar praktek. Karena jika tidak praktek kebanyakan mahasiswa menjadi bingung dan akhirnya tidak bisa.

4.      Microsoft Acces memiliki banyak vitur dan fungsi

Di dalam Microsoft Access terdapat banyak vitur dan fungsi sehingga dengan adanya itu dapat memmudahkan untuk pembuatan aplikasi. Tombol atau kegunaannya bukan hanya satu saja melainkan banyak. Ada vitur yang digunakan untuk login, sebelum, sesudah, print, save, gambar, dan sebagainya.

Dengan adanya hal-hal tersebutlah yang melatarbelakangi saya memilih Microsoft Access sebagai media pembelajaran. Dengan menggunakan Microsoft Access ini sistem belajar mengajar dapat berjalan dengan baik dan maksimal.

PENILAIAN

Dalam melakukan penilaian saya mengelompokkan menjadi empat bagian yaitu penilaian sikap religius, penilaian sikap sosial, penilaian pengetahuan, dan penilaian keterampilan.

1.      Penilaian Sikap Religius

NO	NAMA	ASPEK PENILAIAN			TOTAL
		Berdoa sebelum dan sesudah melakukan sesuatu	Menghormati teman yang berbeda agama	Memberikan salam sebelum dan sesudah menyampaikan presentasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Petunjuk:

Lembar diatas diisi oleh guru dengan menulis skor sesuai dengan sikap spiritual yang ditampilkan oleh peserta didik dengan kriteria sebagai berikut:

4= Selalu, apabila secara terus menerus melakukan aspek yang diamati

3= Sering, apabila cenderung lebih banyak melakukan aspek yang diamati

2= Kadang-kadang, apabila cenderung lebih sedikit melakukan aspek yang diamati

1= Tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan aspek yang diamati

Pedoman Penskoran

·         Skor akhir menggunakan skala 1 sampai 4

·         Rumus:

Skor Akhir= Skor yang diperoleh / skor tertinggi x 4

·         Nilai:

Sangat baik          : apabila memperoleh skor 3,34-4,00

Baik                      : apabila memperoleh skor 2,66-3,33

Cukup                  : apabila memperoleh skor 1,66-2,65

Kurang                 : apabila memperoleh skor kurang 1,66

2.      Penilaian Sikap Sosial

NO	NAMA	SIKAP
		Ketekunan Belajar	Kerajinan	Tanggung Jawab	Ramah Dengan Teman	Kejujuran	Kepedulian	Kerjasama	Hormat Kepada Orang Tua
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Petunjuk:

Lembar ini diisi oleh guru dengan menulis skor sesuai dengan sikap sosial yang ditampilkan oleh peserta didik dengan kriteria sebagai berikut:

4= Apabila menunjukkan sikap yang sangat tepat dan sangat relevan dengan aspek yang dinilai

3= Apabila menunjukkan sikap yang tepat dan relevan dengan aspek yang diamati

2= Apabila menunjukkan sikap yang kurang tepat dan kurang relevab dengan aspek yang diamati

1= Apabila menunjukkan sikap yang tidak tepat dan tidak relevan dengan aspek yang diamati

Pedoman Penskoran

·         Skor akhir menggunakan skala 1 sampai 4

·         Rumus:

Skor Akhir= Skor yang diperoleh / skor tertinggi x 4

·         Nilai:

Sangat baik          : apabila memperoleh skor 3,34-4,00

Baik                      : apabila memperoleh skor 2,66-3,33

Cukup                  : apabila memperoleh skor 1,66-2,65

Kurang                 : apabila memperoleh skor kurang 1,66 

3.      Penilaian Pengetahuan

3.1. Kisi-Kisi

NO	MATERI	KISI-KISI
		C1	C2	C3	C4	C5
1.	Menjelaskan yang dimaksud dengan pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi		ü
2.	Menganalisis atau berpendapat mengapa penyimpanan arsip menggunakan sistem otomasi dirasa sangat efektif dan efisien				ü
3.	Menjelaskan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam merencanakan manajemen kearsipan secara modern atau otomasi		ü
4.	Cara membuat pengelolaan arsip menggunakan Microsoft Access			ü
5.	Mengevaluasi penyimpanan melalui manual atau otomasi mana yang lebih menguntungkan dan mudah untuk diterapkan					ü

Keterangan:

C1 : Mengingat

C2 : Memahami

C3 : Menerapkan

C4 : Menganalisis

C5 : Mengevaluasi

3.2. Soal Tertulis

1.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi?

2.      Mengapa penyimpanan arsip menggunakan sistem otomasi dirasi sangat efektif dan efisien?

3.      Apa saja hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam merencanakan manajemen kearsipan secara modern atau otomasi?

4.      Bagaimana cara membuat pengelolaan arsip melalui Microsoft Access?

5.      Setelah anda melakukan praktek pembuatan aplikasi di Microsoft Word dan melakukan penyimpanan, apakah lebih mudah menggunakan penyimpanan secara manual atau secara otomasi? Jelaskan!

3.3. Pedoman Penskoran

Kriteria Penskoran

Jawaban yang paling benar atau mendekati kunci jawaban

Soal Nomor	Bobot
1	10
2	20
3	10
4	25
5	35

Sangat Baik/A         : Apabila memperoleh skor 91-100

Baik/B                      : Apabila memperoleh skor 76-90

Cukup/C                  : Apabila memperoleh skor 61-75

Cukup baik/Bc        : Apabila memperoleh skor 50-60

Kurang/K                : Apabila memperoleh skor dibawah 51

4.      Penilaian Keterampilan

4.1. Tugas Praktek

Dalam tugas praktek ini guru memberikan tugas kepada mahasiswa untuk membuat aplikasi pengelolaan arsip melalui Microsoft Access. Untuk sistemnya sendiri dibebaskan. Boleh untuk penyimpanan surat, login suatu situs atau aplikasi, aplikasi di perpustakaan, dan sebagainya. Untuk tugasnya dibuat secara individu. Setiap mahasiswa membuat aplikasi walaupun sederhana itu tidak masalah.

4.2. Rubik Pengamatan Penilaian

NO	NAMA	ASPEK YANG DINILAI
		Kekreatifan aplikasi	Ketepatan waktu pembuatan	Ketepatan pembuatan aplikasi	Kelayakan aplikasi	Design aplikasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.

4.3. Pedoman Penilaian

Sangat Baik/A         : Apabila memperoleh skor 91-100

Baik/B                      : Apabila memperoleh skor 76-90

Cukup/C                  : Apabila memperoleh skor 61-75

Cukup baik/Bc        : Apabila memperoleh skor 50-60

Kurang/K                : Apabila memperoleh skor dibawah 51

 

Semoga blog yang saya buat ini membantu teman-teman semua. Kalau ada kata-kata atau tulisan yang salah saya mohon maaf yang sebesar-besarnya. Sekian dari saya dan terimakasih.

Wassalamualaikum warahmatullahi Wabarokatuh  

 

Daftar Pustaka

Agung, Kuswantoro. 2020. Media Pembelajaran Administrasi Perkantoran. Semarang: Fastindo.